Hallo zusammen,
in der langen Praxisphase meines dualen Studiums für Wirtschaftsingenieurwesen leistete ich die Vorarbeit für die Einführung einer Dokumentationssoftware. Ich möchte Euch im Folgenden sowohl das Projekt als auch meine konkreten Aufgabengebiete näher vorstellen.
Einführung einer Dokumentationssoftware
Das Project Management Office (PMO) gehört zum Geschäftsbereich Global Project Business (GPB). Das Team übernimmt nicht nur administrative Aufgaben zur Unterstützung von Projektleitern im Project Office (PO), sondern ist auch verantwortlich für die Implementierung geeigneter Softwarelösungen zur Effizienzsteigerung der Projektabwicklung. Neben der Abwicklung von Projekten spielt im PO auch die Erstellung zugehöriger Projektdokumentationen eine zentrale Rolle. Da es in diesem Prozess oftmals zu Engpässen kommt, hat sich das PMO zum Ziel gesetzt, die Erstellung von Dokumentationen im Rahmen eines Projekts zu vereinfachen. Deshalb wurde ein Projekt initiiert, das die Einführung einer Dokumentationssoftware anstrebt, um manuelle Prozessschritte zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
Meine Aufgabenpakete im Praxisprojekt
Das Ziel meines Praxisprojekts bestand darin, die Vorarbeit für die Einführung einer solchen Software zu leisten. Zunächst ermittelte ich alle Anforderungen an eine Dokumentationssoftware. Hierfür stand ich im ständigen Austausch mit meinen indischen Kollegen aus dem Project Support Office (PSO India), die als Dokumentenmanager für die operative Arbeit zuständig sind. In verschiedenen Workshops visualisierten wir gemeinsam den aktuellen Dokumentationsprozess. Darüber hinaus identifizierten wir Herausforderungen und entwickelten Konzepte zur Überwindung dieser Hindernisse. Alle Anforderungen an die Dokumentationssoftware hielt ich dann in einem Lastenheft fest, das die Grundlage für die Recherche nach geeigneten Softwareanbietern bildete.
Als Ausgangspunkt für meine Recherche nutzte ich Marktanalysen eines renommierten Marktforschungsanbieters. Des Weiteren berücksichtigte ich auch Anbieter, die bereits in Kontakt mit WIKA standen oder deren Software aktuell bereits in anderen Bereichen Anwendung findet. Mithilfe einer Nutzwertanalyse wurden zwölf interne und externe Anbieter gegenübergestellt und durch die Definition von Anforderungskriterien die Auswahl um die Hälfte reduziert. Anschließend führte ich Interviews mit den verbliebenen Unternehmen. Außerdem testete ich Demoversionen, um tiefere Einblicke zu gewinnen und weitere Anbieter auszuschließen.
Neben einer Gegenüberstellung der Kosten der vier verbliebenen Anbieter berechnete ich auch die Effizienzsteigerung. Hierzu definierte ich während eines Workshops mit PSO India die Bearbeitungszeit jedes Prozessschritts und verglich diese mit der Bearbeitungszeit unter Anwendung der Dokumentationssoftware. Abschließend musste ich eine „Make-or-Buy“-Entscheidung treffen. Dafür berechnete ich den ROI der beiden internen und externen Anbieter mit dem höchsten Nutzwert. Letztlich konnte ich eine Handlungsempfehlung ableiten und einen Lösungsansatz zur Implementierung entwerfen.
Fazit
Während meines Praxisprojekts hatte ich die Gelegenheit, die Theorie aus der Hochschule in der Praxis anzuwenden. Ich stand nicht nur im Austausch mit potentiellen Softwareanbietern, sondern konnte auch im Zuge verschiedener Workshops mit den indischen Kollegen meine interkulturellen Kompetenzen verbessern. Ein besonderer Dank geht an das PMO in Klingenberg, die das Projekt erst ermöglichten. Zudem danke ich auch den Kollegen aus dem PO und PSO India für die tatkräftige Unterstützung und die gute Zusammenarbeit.
Viele Grüße Vanessa
Übrigens: Weitere Infos zum Studium bei WIKA erhaltet Ihr auf unserer Webseite.